「外注したことはあるが、思ったような成果が出なかった」「どう任せればいいのかわからない」。そんな経験から、外部の力を使うことに慎重になっている経営者の方もいるのではないでしょうか。
この記事の結論
外部人材を活かすコツは、任せる前に「目的・範囲・完了の基準」を言葉にすること、情報が渡る仕組みをつくること、定期的に進み具合を確認することの3つです。うまくいかなかった原因の多くは、外部の人の力不足ではなく、頼む側と頼まれる側で、ゴールの認識がずれていたことにあります。
この記事では、外部人材がうまく機能しない原因と、依頼時に伝えること、定例の持ち方、成果の確認方法を解説します。
外部人材がうまく機能しない4つの原因
| 原因 | よくある状態 |
|---|---|
| 目的が共有されていない | 「何のためにやるか」を伝えず、作業だけを頼んでいる |
| 範囲があいまい | どこまでが頼んだ仕事か、双方の認識が違う |
| 情報が渡らない | 判断に必要な社内の情報や、お客さまの声が届いていない |
| 確認の場がない | 納品のときに初めて中身を見て、イメージと違うと気づく |
どれも、外部の人の能力とは関係なく、頼む側の準備で防げるものです。
依頼するときに伝える6つのこと
依頼の前に、次の6つを書き出して渡しましょう。
- 目的：何のためにやるのか（例：ホームページからの問い合わせを増やしたい）
- 背景：なぜ今やるのか、これまで何をしてきたか
- 範囲：どこからどこまでを頼むか。頼まないことも書く
- 完了の基準：何ができたら完了か
- 期限：いつまでに。途中の確認日も
- 判断する人：社内で誰が確認し、決めるのか
そのまま使える依頼メモのひな形
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 目的 | |
| 背景・これまでの取り組み | |
| 頼む範囲 | |
| 頼まないこと | |
| 完了の基準 | |
| 期限（途中の確認日） | |
| 社内の窓口・判断する人 | |
| 渡す資料・情報 |
このメモを外部の人と一緒に見ながら、認識のずれがないかを確認すると、スタートでのつまずきを防げます。
情報共有の仕組みをつくる
- やりとりの場所を一つに決める：メール、チャットなど、連絡手段をばらばらにしない
- 資料を共有する場所を決める：社内と外部の両方が見られるフォルダなどを用意する
- 社内の情報を渡す：お客さまからよく受ける質問、過去の資料など、判断に必要な情報は惜しまず渡す（秘密保持の約束をしたうえで）
情報が渡らないまま「いいものを作ってほしい」と頼んでも、外部の人は推測で進めるしかありません。
定例の持ち方
月に1回、または2週間に1回など、定期的に進み具合を確認する場を決めます。
- 時間は30分〜1時間で十分です
- 確認するのは、「進んだこと」「困っていること」「次にやること」の3つ
- 決まったことは、その場で書き残して共有する
定例があると、途中で方向がずれていても早く気づけます。
なお、業務委託の場合、確認や依頼は「何を」「いつまでに」にとどめ、作業の進め方そのものを社員のように細かく指示しすぎないよう注意しましょう。
成果の確認方法
- 依頼メモの「完了の基準」と照らし合わせる：基準を満たしているかを確認します
- 途中で一度、中間の成果を見る：完成してから大きく直すより、途中で直すほうが手間も費用も少なく済みます
- 数字で見られるものは数字で見る：問い合わせの数、作業時間など、目的に合った数字を決めておきます
- 振り返りをする：終わったら、うまくいったこと・次に変えることを、外部の人と一緒に振り返ります
うまくいかなかった経験を次に活かす
過去の外注がうまくいかなかった場合は、上の4つの原因のどれに当てはまるかを振り返ってみましょう。原因がわかれば、次の頼み方を変えられます。
外部の人を「作業をしてくれる人」ではなく、「同じ目的に向かうチームの一員」として迎えると、持っている力を発揮してもらいやすくなります。
外部人材を活かすコツ：社内の受け入れ体制を整える
外部の人が力を発揮できるかどうかは、社内の受け入れ体制にも左右されます。
- 窓口役を一人決める：外部の人が「誰に聞けばいいか」で迷わないようにします
- 社員に紹介する：外部の人が関わることを、関係する社員に伝えておきます。社員からも情報をもらいやすくなります
- すぐに返事をする：外部の人からの質問への返事が遅れると、仕事も止まります。返事の目安を決めておきましょう
- 感謝と評価を伝える：よい仕事には、具体的に何がよかったかを伝えます。次の仕事の質も上がります
外部の人を、社内の人と同じように「一緒に成果を出す仲間」として迎えることが、外部人材を活かすコツの土台になります。
支援の例：プロジェクトを管理する体制がなかったケース
経営×AIラボを運営する株式会社NEXTGOが、外部の立場で支援した例を紹介します（会社名は伏せています）。
- 業種・規模：IT・システム開発業界の大手企業（単体200名）
- 課題：自社アプリの新規開発にあたり、数千アカウント規模での実証実験（PoC：本格的に導入する前に、小さく試して効果や課題を確かめること）を進める必要があったが、プロジェクトを管理する体制が確立されていなかった
- 支援内容：プロジェクトマネージャー（PM：計画を立て、進み具合を管理する役割）として参画し、PoCを設計・推進。スケジュール管理、関係者との調整、検証結果の整理を担当
- 成果：大規模なPoCを計画どおりに完遂し、本開発に進むかどうかの判断材料を提供（実証実験100名、要件定義・仕様確認、UI/UXの改善）
外部の人に「作業」だけでなく、「進め方の管理」を任せる方法もあります。その場合も、目的と最終判断は社内に残し、定例で進み具合を確認することが大切です。
ほかの支援の例はこちら（株式会社NEXTGO 支援実績・事例紹介）
まとめ
- 外部人材がうまく機能しない原因の多くは、頼む側と頼まれる側のゴールの認識のずれです。
- 依頼の前に、目的・背景・範囲・完了の基準・期限・判断する人を書き出しましょう。
- やりとりの場所と資料の共有場所を決め、判断に必要な情報を渡しましょう。
- 定例で「進んだこと・困っていること・次にやること」を確認し、途中で中間の成果を見ましょう。
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石坂Team NEXT｜株式会社NEXTGO 代表
専門家がチームで企業に入り、手を動かして伴走する「Team NEXT」を運営しています。IT業界で24年の経験。支援企業20社超、プロジェクト70件超。
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